É muito comum que a empresa precise fazer uma reunião importante, mas que nem todas as pessoas estejam presentes fisicamente. Isso pode acontecer por causa de viagens ou mesmo por conta de filiais diferentes e muito distantes. Em vez de realizar a reunião sem as pessoas de interesse ou gastar com a transposição dessas distâncias — gastos não apenas financeiros, mas também de tempo —, uma solução se mostra mais barata e eficiente: o uso de videoconferência.
Por meio de transmissão ao vivo, as pessoas podem se comunicar, discutir decisões e fazer uma reunião que não deve em nada para a feita de maneira física. Para que tudo saia como o previsto, entretanto, o planejamento é indispensável. Assim, veja a seguir um bom passo a passo para organizar sua videoconferência!
Determine uma data e garanta que todos saibam a respeito
O primeiro passo para organizar videoconferências consiste em estabelecer uma data — ou um horário, caso seja no mesmo dia — que seja possível para que todos os interessados participem.
É muito importante que, após a definição dessa, data todos sejam devidamente notificados. Isso evita atrasos e interrupções causadas por pessoas entrando continuamente para participar da videoconferência. Também é importante determinar — e informar —, sempre que possível, a duração prevista para que todos os participantes possam se planejar.
Defina a solução de videoconferência que será utilizada
O próximo passo é a definição de qual vai ser a solução de videoconferência a ser utilizada. Se a empresa já tiver contratado uma solução, deverá utilizar seus recursos. Se não for o caso, há serviços e aplicativos gratuitos que permitem que várias pessoas se reúnam em conferência.
É muito importante que a solução esteja de acordo com as necessidades de videoconferência. A maioria das soluções gratuitas possui limites em relação à quantidade de pessoas que pode participar da conferência, então é importante manter isso em mente na hora de escolher. Também é preciso pensar na facilidade de uso, na segurança e na compatibilidade e integração com a empresa.
Conte com equipamentos de qualidade para a transmissão
Mesmo se a decisão for de utilizar soluções gratuitas de videoconferência é indispensável investir em equipamentos de qualidade para a transmissão, como a câmera e o microfone. Isso é importante porque uma câmera de resolução insatisfatória ou microfone de áudio ruim podem prejudicar muito a comunicação, que já encontra a barreira da distância.
Também é preciso considerar que a transmissão dos dados em si pela internet precisa ser boa para evitar travamentos e ruídos na comunicação como um todo. Por isso, a escolha dos equipamentos é a etapa mais crucial da organização de uma videoconferência porque vai determinar o quão fácil será a comunicação.
Garanta que tudo esteja funcionando antes da videoconferência
Como parte da organização, também é preciso testar tudo antes para garantir que qualquer problema seja corrigido antes da conferência — e não durante a sua realização, por exemplo.
Por isso, faça testes e garanta que tudo esteja funcionando adequadamente. Estimule todos os participantes a fazer a mesma coisa para que, quando chegue o momento, todos possam se focar nos pontos importantes da videoconferência.
Com tudo definido, é só testar antes da data marcada para garantir que tudo esteja funcionando e, então, realizar a reunião à distância com sucesso! Ainda restou outra dúvida de como organizar uma videoconferência? Ou você tem alguma dica para complementar o nosso passo a passo? Escreva nos comentários!
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