Atualmente, os recursos para uma transmissão de áudio e vídeo em tempo real, bem como de streamming desses conteúdos em alta resolução, são bem facilitados. Com isso, a videoconferência passa a representar economia e praticidade para as empresas, encurtando os laços nas relações profissionais. Isso significa menos gastos com passagens aéreas e ganho de tempo evitando locomoção.
É a tecnologia ampliando o campo das relações profissionais. No entanto, é preciso observar algumas premissas para uma videoconferência eficiente. Confira aqui cinco dicas essenciais para esse objetivo.
1. Tenha um equipamento high end
O primeiro item a ser observado em sua checklist para uma videoconferência eficiente deve se referir à parte técnica da transmissão e recepção. Câmeras que capturem vídeo em pelo menos 720 p e 30 quadros por segundo, bem como microfones com filtro antirruído, que possibilitem captação de áudio com fidelidade, são mais que necessários.
Repare que muitos smarphones, tablets e gadgets do tipo já são equipados com excelentes câmeras e microfones muito sensíveis. Se corretamente configurados, podem servir muito bem para a realização de videoconferências.
Há excelentes opções no mercado de produtos eletrônicos com preços incríveis. Pesquise e opte pela opção que ofereça mais qualidade e recursos.
2. Saiba escolher o equipamento adequado para cada tipo de videoconferência
Apesar de haver a possibilidade de configurar uma videoconferência com equipamentos diversos, essa opção nem sempre é a mais confiável, pois podem ocorrer bugs e incompatibilidades de softwares e drivers dos dispositivos. Pensando nisso, algumas empresas, como a Polycom, comercializam equipamentos próprios para videoconferência.
Esses dispositivos representam soluções mais robustas e otimizadas para essa finalidade. Os modelos Real Presence Group, da Polycom, vêm em configurações predeterminadas para a quantidade de participantes das reuniões e para o tamanho das salas de conferência.
Os equipamentos das séries Group têm função de zoom e focalizam quem está falando em cada momento da reunião, além de captarem a imagem em Full HD Além do mais, existem opções específicas para os diferentes tamanhos de salas e quantidade de participantes. O modelo Group 300, por exemplo, é indicado para salas de reuniões menores, já o Group 500 é indicado para ambientes de dimensões médias, ao passo que o Group 700 atende bem a demandas pela cobertura de salas enterprise.
3. Prepare a reunião com atenção: verifique o funcionamento do equipamento
De posse do equipamento adequado para sua videoconferência, faça uma checklist de verificação do funcionamento de todos os dispositivos, checando sinal de áudio, vídeo e posicionamento dele. O ideal é que se tenha algum equipamento de reserva para o caso de mal funcionamento durante a reunião.
4. Organize o espaço e os participantes
É de suma importância que os participantes da videoconferência estejam dispostos de maneira que possam ser captados e transmitidos pelo equipamento. Para isso, você precisa olhar a quantidade de pontos e as dimensões da sala de videoconferência com a finalidade de posicionar corretamente os participantes.
5. Preestabeleça regras
É importante que os participantes colaborem com o melhor funcionamento da transmissão, evitando conversas paralelas para que menos ruído seja gerado. Outro detalhe é a movimentação durante a videoconferência. Pressupondo que o equipamento conte com o sistema de focalização dos participantes, é imprescindível que todos permaneçam em seus lugares para que possam ser mais bem captados.
6. Contratar uma empresa especializada é uma boa opção
Se você não é um grande entusiasta de tecnologia e deseja focar o seu core business, contratar pessoal especializado em videoconferência pode ser uma excelente escolha e pode representar até 75% de economia em relação ao custo total de um hardware próprio.
Há empresas que oferecem o serviço completo, desde a configuração até o aluguel do equipamento. Além disso, realizam videoconferência multiponto em nuvem. Trata-se de uma opção bem em conta, pois muitas vezes você paga pela hora da conexão. Aliás, o serviço conta também com criptografia dos dados gerados, para garantir a segurança do contratante.
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