Ao planejar um evento corporativo, há uma série de detalhes que devem ser vistos com cuidado para que ele seja bem-sucedido. A escolha dos equipamentos que serão utilizados é uma das decisões mais importantes que você deverá tomar, já que poderá ocorrer problemas que coloquem sua produção em risco. Uma opção interessante é alugar equipamentos para eventos corporativos.
Os gastos com a compra de cada equipamento podem acabar sendo exorbitantes, fazendo com que o orçamento seja potencialmente elevado. Imagine ter de comprar as câmeras que farão a gravação do evento, equipamentos de projeção, iluminação e som, entre diversos outros.
Muitos deles possuem valor de compra acima dos 6 dígitos, tornando inviável a produção do evento se você optasse por comprá-los. A locação, nesse caso, diminui consideravelmente os gastos, já que você pagará proporcionalmente ao tempo que irá utilizá-lo. Além disso, os gastos com manutenção preventiva ficam por conta da empresa locatária, aumentando a economia.
Vai alugar os equipamentos? Veja então 4 cuidados que você deve tomar nesse momento!
1. Faça uma pesquisa detalhada sobre as empresas locadoras
Um primeiro cuidado que deve ser tomado é fazer uma pesquisa detalhada sobre as empresas locadoras de equipamentos que você cogita contratar. Pesquise sobre quais equipamentos cada uma delas loca, peça orçamentos, levante os principais pontos positivos e negativos de cada uma para que você possa escolher conscientemente qual delas entrará em contato para realizar o contrato.
2. Avalie a reputação da empresa
Escolheu a que possui o maior custo x benefício? Antes de entrar em contato para fechar o contrato, avalie a reputação dessa empresa. Verifique as redes sociais dela em busca de reclamações, busque sites especializados e, se for preciso, até mesmo pergunte a colegas da área se já tiveram problemas com ela ou não.
Isso é importante para que você evite fechar o contrato com uma empresa irresponsável ou que tenha problemas com os equipamentos e acabe tendo mais dor de cabeça do que facilitando a produção do seu evento.
Empresas sérias, além de boa reputação, prestam toda assistência para o cliente em caso de problemas, o que é essencial para o seu evento, já que imprevistos podem ocorrer e ser necessário entrar em contato com os responsáveis.
3. Cuidado com o contrato
É importante que você se atente aos detalhes do contrato de locação para evitar cláusulas abusivas, que tirem direitos seus ou então que acabem delegando responsabilidades para você que, na verdade, são da empresa locadora.
Além disso, é importante que você se certifique que todos os detalhes relacionados com horário, manutenção e atendimento da empresa em caso de problemas estejam descritos no contrato, a fim de evitar problemas posteriores.
4. Cheque todos os equipamentos assim que recebê-los
Assim que a empresa locadora levar os equipamentos para o local do evento, teste todos eles para se certificar de que estão funcionando devidamente, preferencialmente na frente do funcionário da empresa. Isso evita que, posteriormente, possa haver algum mal-entendido sobre quem foi o responsável pelo defeito apresentado, caso venha a acontecer.
Estes são os principais cuidados que você deve ter ao alugar equipamentos para eventos corporativos. Assine nossa newsletter e fique por dentro de todas as informações e tendências sobre eventos corporativos e tecnologia!
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