Vai fazer uma videoconferência? 6 coisas para fazer no checklist

Antes de fazer uma videoconferência, existem requisitos que devem ser avaliados para que tudo aconteça conforme o esperado. Caso algum problema interrompa uma reunião de negócios, por exemplo, projetos importantes podem fracassar e prejudicar todos os envolvidos. Por isso, é indispensável ter sempre em mãos um checklist eficiente antes de marcar um compromisso no formato audiovisual.

A importância de manter uma pauta listando os assuntos que serão abordados reflete no melhor aproveitamento da chamada. Atividades simples, como checar se todos os integrantes foram avisados, podem fazer toda a diferença.

Você deseja utilizar essas facilidades, mas não sabe como começar? Neste post, vamos mostrar uma lista com itens indispensáveis para verificar antes de iniciar uma reunião online e garantir a excelência de seu trabalho. Confira!

Cuidados com o software ao fazer uma videoconferência

Antes de tudo, computadores escolhidos devem ter os aplicativos necessários e compatíveis com os arquivos trocados nas plataformas de videoconferência. Os programas mais usados são:

• PowerPoint;
• Word;
• WinRAR;
• Excel.

O ideal é que todos os membros da empresa utilizem a mesma plataforma de transmissão online para realizar as conversas.

Atualmente, existem vários modelos que disponibilizam recursos para guardar documentos trocados na videoconferência e gerar conteúdo próprio no momento de transmissão. Dentre os mais relevantes, destacamos:

Skype

O Skype ganhou fama por ser o substituto do falecido MSN, um dos queridinhos do mercado. Utilizado em muitas empresas, ele é uma das ferramentas que mais repercute quando o assunto é fazer uma chamada online.

Para começar, é preciso instalar o software gratuito em sua máquina. Com suporte para os principais sistemas operacionais, o Skype permite que usuários se conectem, compartilhem as telas e troquem mensagens ao mesmo tempo.

Google Hangout

O Google Hangout é um recurso de mensagens que tem ganhado cada vez mais destaque no ramo corporativo. Possibilitando chamadas de voz e videochamadas, a ferramenta funciona integrada ao Gmail.

Da mesma forma que o Skype, o programa permite que você convide pessoas para uma videochamada em grupo (há um limite de até 10 participantes). A reunião online não pode ser disponibilizada para espectadores.

Appear.in

O Appear.in é um website voltado para videoconferências grátis, descartando a necessidade de baixar programas. Para utilizar essa opção online, basta estar conectado à internet e possuir uma webcam com microfone.

O usuário que inicia a reunião deve acessar o site e definir um endereço online para a videoconferência. Em poucos passos, ele já está pronto para enviar a URL para os participantes (máximo de oito integrantes), que só precisam clicar no link e começar a conversar.

Ecorporative

A Ecorporative fornece sistemas de audioconferência e de videoconferência para a comunicação simultânea de áudio e vídeo em tempo real.

Além de oferecer qualidade incrível na sincronização das chamadas, o sistema possibilita a “Videoconferência na Nuvem”, sem a necessidade de aquisição de qualquer equipamento, pois utiliza um computador, tablet ou smartphone.

Checklist de cuidados para videoconferência

1. Avalie cuidadosamente o sistema de sonorização

Para controlar o barulho indesejado e evitar ruídos durante a conversa, coloque proteção acústica na sala de conferência. O material deve ser anexado ao piso, janelas e portas. Um bom sinal de áudio é um dos fatores determinantes para o entendimento da videoconferência. Por isso, procure falar normalmente, sem acelerar a voz ao microfone.

Pergunte a todos os participantes se eles podem escutá-lo com clareza e não pronuncie palavras paralelas para ser melhor compreendido. Como o áudio sempre tem um pequeno atraso, faça pausas estratégicas antes de começar a ouvir respostas. Outro ponto importante é fechar a saída do microfone enquanto você não estiver falando.

2. Teste sua conexão com antecedência

Pode parecer extremamente óbvio, porém, na correria do dia a dia, muita gente acaba se esquecendo de testar a conexão banda larga antes de uma videoconferência. No universo das conversas virtuais, existem opções para todos os bolsos: você só precisa definir qual a melhor forma de atender suas necessidades.

Planeje com antecedência o número de computadores conectados e faça testes para avaliar a velocidade da internet. Os sistemas necessários para realizar a transmissão consomem bastante espaço e podem diminuir a velocidade do servidor.

3. Reavalie a estrutura do WAN

A sigla significa Wide Area Network. Esse recurso é o responsável pelas transmissões de longa distância. Para reuniões com participantes de diversos locais, o bom funcionamento do WAN é indispensável. A velocidade e a eficiência com que seus dados circulam pela rede influenciam diretamente na percepção positiva de seu negócio durante uma videoconferência.

4. Aprenda sobre diversos tipos de equipamentos

Ministrar conversas virtuais com frequência traz novos tipos de necessidades. Com o aumento de participantes localizados em diferentes ambientes, equipamentos modernos podem ajudar no sistema de qualidade. Preocupe-se também com segurança de dados quando necessário e invista em criptografia.

Alguns produtos garantem transmissões de até seis locais diferentes. Já para pequenas e médias empresas, o mercado disponibiliza equipamentos que funcionam como um DVD com câmeras inteligentes.

5. Determine critérios de iluminação

Não há dúvidas de que os ajustes de luz influenciam no resultado final da reunião online. Portanto, tente posicionar-se de forma a garantir que a iluminação permita a melhor transmissão possível.

O layout dos móveis pode favorecer ou não o ambiente, por isso, esteja atento aos mínimos detalhes. Opte por um ambiente com poucas janelas, mas, caso não consiga evitar um local com grandes pontos de entrada de luz, uma boa dica é utilizar cortinas ou persianas que ajudem a equilibrar isso.

6. Escolha o melhor local para ser filmado

O trabalho remoto exige que você faça chamadas em seu espaço de trabalho e, nem sempre, ele parece ser o mais organizado possível. Entretanto, ao contrário do que muita gente pensa, você não precisa do cômodo perfeito para parecer profissional.

Observe os arredores e o quadro até onde a câmera alcança. O ideal é evitar que a chamada de vídeo capture elementos que possam causar distração.

Escolha um cenário neutro, onde você fique em foco, levando em consideração o que já mencionamos sobre a iluminação.

Mantenha o bom senso, evitando cama desarrumada, mesa bagunçada, pessoas passando atrás de você, locais com muito barulho e tudo que pode manchar sua imagem profissional.

Da mesma forma, mantenha a atenção fixa nas pessoas com quem você está se relacionando durante a chamada. Estabeleça contato visual e evite distrações para não passar a sensação de desequilíbrio ou falta de foco.

Agora que você aprendeu a fazer um eficiente checklist para uma videoconferência, invista na produção de conteúdo em reuniões profissionais. Hoje em dia, é extremamente comum alugar equipamentos especializados em conversas corporativas virtuais.

Se você gostou de nossas dicas sobre como fazer uma videoconferência e precisa de ajuda para organizar suas reuniões da melhor forma, entre em contato com a Ecorporative.