Manter o orçamento para infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação) dentro do previsto é uma tarefa muito complicada para qualquer empresa.
Com o dinamismo cada dia maior das novidades tecnológicas, é difícil prever custos que variam a todo instante, por exemplo, o consumo do servidor ou a depreciação dos equipamentos.
Por isso, muitos empresários acabam gastando mais em TI do que haviam planejado inicialmente. Para evitar que você e sua empresa cometam o mesmo erro, selecionamos neste post algumas dicas valiosas de como fazer um orçamento de sucesso em TI. Boa leitura!
Faça um levantamento das necessidades
A primeira etapa de um orçamento bem-sucedido é listar quais são exatamente as necessidades da empresa e quais os objetivos para o futuro.
Do que a empresa precisa: de novos computadores, de novos projetores, de novos softwares, de uma internet melhor? Ou será que a demanda é por algo mais específico, como melhorias na sala de reunião?
Se o caso for este, por exemplo, você precisará levantar necessidades mais focadas, como modelo de projetor, telas maiores ou softwares de videoconferência. Com os requisitos em mãos, você saberá exatamente quais serviços precisará contratar e não vai gastar com aquisições desnecessárias.
Dê preferência para tecnologias de ponta
Você já parou para pensar quantas vezes comprou alguma tecnologia ou equipamento e pouco tempo depois ficaram obsoletos? Quando isso ocorre, a empresa gasta um bom dinheiro no produto e quase não consegue utilizá-lo.
Para evitar esse desperdício, a dica é pensar lá na frente. Dê preferência para tecnologias de ponta. Você terá em mãos um produto com ciclo de vida mais longo e vai demorar mais tempo para investir em outra solução.
A estratégia gera dois tipos de economia. A primeira é financeira, pois você gastará menos na compra de um produto do que adquirindo dois equipamentos. A segunda economia é de trabalho. Ao fazer uma única compra, evita-se gastos de tempo em pesquisa de mercado e negociação com fornecedores.
Estabeleça metas e métricas para TI
Assim como todos os departamentos da empresa, o setor de TI também precisa ter metas e métricas claras. Antes de iniciar o orçamento, estabeleça esses indicadores de desempenho, pois serão muito úteis para alinhar a infraestrutura de TI com os objetivos da diretoria.
Entre esses indicadores, podemos destacar o índice de automação da empresa, a produtividade dos funcionários e os gastos em manutenção.
Busque tecnologias de automatização de tarefas
Uma das recentes tendências que impactaram o mundo da tecnologia da informação é a automatização de tarefas. Quando uma empresa compra produtos ou serviços para automatizar parte do trabalho, ela está reduzindo gastos com mão de obra.
Ao adquirir um bom software de gestão, por exemplo, várias tarefas de rotina passam a ser realizadas automaticamente pelo programa, como o envio de e-mails e o agendamento de visitas.
Sem precisar se preocupar com essas tarefas, sua equipe poderá focar nos trabalhos que realmente interessam, gerando mais valor para a empresa.
Equilibre outsourcing com equipe interna
Um dos maiores desafios para o orçamento de sucesso é ajustar o gasto com pessoal. Muitas vezes, a empresa prevê a necessidade de contratar um determinado número de funcionários em TI, mas depois percebe que a equipe tornou-se inchada.
Diante desse problema, a dica é recorrer ao outsourcing, ou seja, contratar uma empresa terceirizada. Em geral, contrata-se outsourcing para realizar tarefas específicas que não são o core da empresa, enquanto a equipe interna foca na atividade-fim.
Assim, você mantém os gastos com a terceirizada fixados em contrato e constrói uma equipe interna mais enxuta, mantendo os custos sob controle.
Invista em mobilidade
As soluções tecnológicas em cloud mudaram as empresas e o comportamento dos funcionários. Graças à nuvem, os empregados podem trabalhar de qualquer lugar, basta ter um laptop, smartphone ou tablet conectado à internet.
Além disso, as soluções na nuvem, em geral, são comercializadas por meio de mensalidades e pelo número de usuários, o que ajuda a fazer um orçamento com mais exatidão, evitando gastos desnecessários.
Agora que você já sabe mais sobre orçamento para infraestrutura de TI, que tal ler mais um de nossos posts sobre tecnologias em sala de palestras?
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