Atualmente, fala-se muito em aumentar a rentabilidade de uma empresa. Automatizar processos é uma parte fundamental para se alcançar este objetivo. No entanto, muitas empresas não sabem bem por onde começar. Para ajudar você a compreender melhor como deve ser feito este processo, traremos algumas dicas fundamentais que te ajudarão nesta tarefa.
Definir uma política
Definir corretamente uma política para a sua empresa não é algo difícil, mas exige muito conhecimento do seu negócio e uma boa dose de dedicação. A política de uma empresa nada mais é do que o conjunto de regras que norteiam todas as atitudes e decisões tomadas dentro da empresa, baseando-se em sua cultura organizacional (missão, visão e valores).
Podem existir mais de uma política dentro de uma empresa, sendo um bom exemplo disso, a segmentação destas políticas por setor. Afinal, um colaborador da área administrativa precisa seguir políticas diferentes de um colaborador da área de produção, devido à distinção de suas atividades.
Identificar seus processos
O processo é uma visão macro sobre as atividades da empresa, descrevendo-as de forma mais generalista, indicando qual deverá ser o caminho percorrido. Como exemplo, podemos citar a fabricação de um bolo, onde se misturam os ingredientes, coloca-se no forno, põe na embalagem e manda para o cliente.
É fundamental que a empresa possua seus processos definidos de forma clara, pois são eles que indicam onde começa e onde termina uma atividade, evitando que um setor se sobreponha a outro gerando retrabalhos.
Estabelecer procedimentos
Apesar de muito parecidos com os processos, os procedimentos são muito mais detalhistas sobre a execução de cada tarefa, formando um passo a passo de como cada atividade deve ser executada, facilitando a integração de um novo colaborador ao projeto e permitindo que ele alcance resultados mais rapidamente.
Vamos citar novamente o exemplo do bolo, porém utilizaremos a visão de procedimentos:
- coloque um pacote de mistura para bolo em uma vasilha nº 14;
- adicione 300 ml de água;
- adicione dois ovos;
- bata por, aproximadamente, cinco minutos;
- pegue uma forma redonda com 15 cm de altura e unte-a;
E por aí vai…
Utilizar os Procedimentos Operacionais Padrão (POP)
Agora que ficou mais fácil de compreender a diferença entre procedimentos e processos, precisamos garantir a continuidade, afinal, o bolo deve sair sempre igual. No entanto, como fazer com que os procedimentos sejam repetidos garantindo um resultado homogêneo? A resposta é simples, adote os procedimentos operacionais padrão — POP.
O POP é um documento que descreve de forma mais detalhada o possível como deverão ser executados cada tarefa a ser realizada dentro da empresa, evitando-se falhas nos processos a fim de se reduzir retrabalhos e perdas com produtos fora dos padrões de qualidade.
Para a montagem do POP é imprescindível a participação de um profissional especialista na execução da tarefa para qual o POP será escrito. Esta pessoa pode ser um gestor que acompanha e avalia as tarefas ou qualquer outra pessoa que conheça o procedimento e a melhor forma de executá-lo.
Automatizar processos
Após definir suas políticas, processos e procedimentos, você pode iniciar a automatização de processos em sua empresa. Um exemplo de automação benéfica e amplamente utilizada é a gestão de estoque. Mas você é prestador de serviços? Sem problemas! Você pode automatizar toda sua parte financeira.
Atualmente, existem softwares e plataformas que dão total suporte às empresas na realização de suas atividades em todos os setores, como a possibilidade de integrar e gerenciar diversos dispositivos simultaneamente através de qualquer aparelho com iOS ou Android. Assim como a execução de reuniões através da internet (webmeetings), que possibilitam maior comodidade para você e seus clientes, pois se elimina a necessidade de locomoção e economiza-se o tempo que seria gasto com o trajeto.
Gostou destas dicas para automatizar processos e não quer perder as novidades? Cadastre-se em nossa newsletter e receba mais dicas como estas em seu e-mail!
Comente sobre o Artigo